Hóa đơn điện tử là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn an toàn. Quản lý bằng phương tiện điện tử nên thông tin được bảo mật tuyệt đối. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Bạn là chủ doanh nghiệp, người làm kế toán cần phải biết rõ về vấn đề này.

Quốc Hội ban hành Luật Quản lý thuế và bắt đầu từ ngày 01/7/2020 Luật này chính thức có hiệu lực. Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử liên quan đến lĩnh vực thuế. Khuyến khích tất cả tổ chức, doanh nghiệp trước ngày 01/7/2022 đều sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT).

Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử
Quản lý sử dụng hóa đơn điện tử trên máy tính, thiết bị điện tử có kết nối Internet

Hóa đơn điện tử là gì?

Đây là một loại hóa đơn mới dùng để thay thế hóa đơn giấy do Bộ tài chính quy định và bắt buộc phải áp dụng trong kinh doanh. Là tập hợp những dữ liệu, tài liệu, thông tin bán hàng, dịch vụ của doanh nghiệp đó. Được lập, gửi, nhận, xử lý, lưu trữ và sử dụng, quản lý trên máy tính của tổ chức. Phần mềm này được cấp dựa vào mã số thuế (MST) của công ty và được lưu trên máy tính theo quy định của pháp luật.

Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử mang tính bảo mật cao. Giúp việc lưu trữ và quản lý thông tin an toàn, tiện lợi hơn hóa đơn giấy. Việc tính thuế, báo cáo thuế của doanh nghiệp từ đó trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn.

Hóa đơn, chứng từ điện tử có bao nhiêu loại

Theo Cho Vay Tiền Mặt Nhanh, hóa đơn giấy có bao nhiêu loại thì HĐĐT có bấy nhiêu loại. Chỉ khác ở chỗ lập, gửi, nhận, xử lý, lưu trữ và quản lý trên phần mềm. Giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian cũng như thông tin hóa đơn được bảo mật an toàn. Theo quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử thì có các loại sau đây:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng (hay người ta thường gọi là hóa đơn đỏ), loại hóa đơn này phổ biến nhất hiện nay. Khi mua hàng, bên bán hàng hóa, dịch vụ sẽ ghi hóa đơn đỏ cho bên mua.
  • Hóa đơn xuất khẩu: được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh khi xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
  • Hóa đơn bán hàng trực tiếp: là loại hóa đơn được doanh nghiệp áp dụng. Khi nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn ngay sau khi bán dịch vụ, hàng hóa.
  • Hóa đơn bán tài sản công: được sử dụng khi bán những tài sản có sử dụng vốn của Nhà nước. Tài sản công, công trình, dự án, tài sản kết cấu hạ tầng của cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính.
  • Một số loại hóa đơn khác như: phiếu thu phí dịch vụ ngân hàng. Phiếu thu tiền bảo hiểm, cước phí vận chuyển hàng không, các loại vé, tem, thẻ….

Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn, chứng từ điện tử phải đảm bảo 02 nguyên tắc khi sử dụng. Thứ nhất, mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng và lập 1 lần duy nhất. Thứ 2, số hóa đơn đảm bảo theo trình tự, số thứ tự liên tiếp theo thời gian. Đặc biệt không được ký lùi ngày hóa đơn, chứng từ điện tử.

Để sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp anh chị cần đáp ứng các điều kiện như sau:

  • Doanh nghiệp, đơn vị phát hành hóa đơn với số lượng lớn: điện, nước, cước viễn thông, truyền hình…
  • Doanh nghiệp phòng giao dịch ở nhiều tỉnh, thành phố khác nhau trên Việt Nam. Số lượng khách hàng lớn và không tập trung một chỗ;
  • Công ty tham gia giao dịch điện tử có kê khai thuế với cơ quan thuế;
  • Doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử theo quy định;
  • Có phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, thiết bị truyền tải thông tin tốt. Mạng thông tin mạnh đáp ứng yêu cầu lưu trữ, bảo quản, quản lý tốt HĐĐT. Quy trình khôi phục, sao lưu, lưu trữ dữ liệu. Đáp ứng yêu cầu về chất lượng lưu trữ theo quy định.
  • Đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, đủ trình độ để thực hiện việc cài đặt, nâng cấp và nắm rõ quy định về việc sử dụng HĐĐT. Biết cách xuất chứng từ điện tử, bảo trì, xử lý tốt phần mềm kế toán.
Chính phủ khuyến khích doanh nghiệp nên chuyển đổi hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/2022

Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng chứng từ điện tử

Tại sao doanh nghiệp, công ty nên sử dụng HĐĐT thay vì sử dụng hóa đơn giấy thông thường. Cho Vay Tien Mat Nhanh thống kê một số tiện ích về HĐĐT. Đảm bảo sau khi tham khảo, chủ doanh nghiệp sẽ cân nhắc việc có nên chuyển đổi không.

Tiết kiệm chi phí

Chi phí sử dụng HĐĐT thấp hơn nhiều so với chi phí bảo quản cũng như chi phí vận chuyển của hóa đơn giấy. Vì HĐĐT khi khách hàng yêu cầu mới in ra. Điều này giúp giảm chi phí in ấn cho doanh nghiệp. Việc phát hành hóa đơn đến khách hàng được thông qua E-mail hoặc portal. Việc lưu trữ hồ sơ, nội dung hóa đơn trên phương tiện thông tin điện tử chỉ tốn một phần chi phí nhỏ, không đáng kể.

Tiết kiệm thời gian

Việc phát hành HĐĐT chỉ cần thực hiện thông qua máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối mạng Internet. Không cần phải tốn công sức và thời gian mang hóa đơn giấy đến cơ quan thuế. Kết nối với hàng chục phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu.

Dễ dàng quản lý

Hóa đơn được quản lý trên hệ thống phần mềm có tính bảo mật cao, có thể trích xuất ngay trên phần mềm trực tiếp khi cần đối chiếu dữ liệu. Hạn chế hư hỏng, ẩm móc, thất lạc hóa đơn như hóa đơn giấy. Đẩy lùi tình trạng làm giả hóa đơn, làm giả chứng từ kế toán, hoạch toán. Có nhiều cách xuất hóa đơn điện tử, gửi hóa đơn đi như gửi qua Email hoặc tin nhắn SMS trên điện thoại. Đặc biệt, cơ quan quản lý thuế dễ dàng kiểm tra khi có lịch kiểm tra định kỳ đối với công ty, doanh nghiệp.

Tham khảo:

Cho Vay Tiền Mặt Nhanh là nơi cho vay tiền uy tín, nơi quy tụ nhiều chuyên viên tư vấn tài chính giỏi, nhiều kinh nghiệm. Tốt nghiệp chuyên ngành tài chính, ngân hàng, được đào tạo chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn và cho vay tài chính tại các tổ chức tín dụng lớn nhất Việt Nam.
Chuyên mục: Tin nhanh